Organizzare assemblee condominio in videoconferenza è una pratica che sta guadagnando sempre più spazio nell’amministrazione condominiale moderna. Questa modalità non solo semplifica la partecipazione di chi ha difficoltà a essere presente fisicamente, ma consente anche di evitare problemi logistici e garantire continuità nelle decisioni comuni, soprattutto in tempi di emergenza sanitaria. Tuttavia, non basta collegarsi online: ci sono norme precise da rispettare per assicurare la validità delle delibere e il corretto svolgimento della riunione.
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Assemblea condominiale online è valida? Ecco cosa dice la normativa
L’assemblea condominiale online normativa ha trovato una regolamentazione con l’evolversi delle tecnologie e delle necessità. La legge oggi riconosce la validità delle assemblee virtuali, purché siano rispettate alcune condizioni:
- Approvazione preventiva della modalità online: prima di adottare la videoconferenza, è necessaria una delibera dell’assemblea che autorizzi questa opzione. La decisione deve essere presa con le stesse maggioranze richieste per una modifica del regolamento condominiale;
- Convocazione corretta: come per un’assemblea tradizionale, l’amministratore deve inviare una convocazione contenente tutti i dettagli: link di accesso, data e orario. L’avviso va trasmesso nei tempi previsti dal regolamento condominiale, in genere con un anticipo di almeno cinque giorni;
- Identificazione dei partecipanti: ogni partecipante delle assemblee di condominio in videoconferenza deve essere chiaramente identificato tramite nome e cognome. La piattaforma utilizzata deve permettere all’amministratore di verificare l’identità dei presenti;
- Diritti di parola e voto garantiti: tutti i condòmini devono avere la possibilità di esprimere il proprio parere e votare in tempo reale, proprio come se fossero in una riunione fisica.
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Come si svolgono le assemblee condominiali in videoconferenza
Le assemblee condominiali in videoconferenza non differiscono molto da quelle in presenza, ma richiedono una gestione più attenta per evitare problemi tecnici e organizzativi. Ecco i passaggi chiave:
- Gestione della riunione: l’amministratore o il moderatore guida la discussione, mantenendo l’ordine e verificando che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di intervenire e votare;
- Votazioni trasparenti: la piattaforma deve consentire un sistema di votazione sicuro e verificabile che rispetti le maggioranze previste dalla legge per ogni decisione;
- Assemblea condominiale mista in videoconferenza e in presenza: in alcuni casi, alcuni partecipanti possono essere presenti fisicamente mentre altri possono scegliere di collegarsi online. Questa modalità mista richiede un coordinamento ancora più rigoroso per evitare disguidi e garantire equità.
Chi firma il verbale in videoconferenza?
Una domanda frequente è: chi firma il verbale in videoconferenza? Il verbale deve essere redatto durante la riunione dal segretario (se manca l’amministratore) o dall’amministratore stesso e, alla fine, approvato e sottoscritto dal presidente dell’assemblea. Anche se la riunione si svolge online, la legge richiede che il verbale venga firmato fisicamente. Di solito, il presidente e il segretario dell’assemblee condominio in videoconferenza possono sottoscrivere il documento in un secondo momento, in presenza, per garantirne la validità legale.
I vantaggi e le sfide delle assemblee condominio in videoconferenza
Le assemblee di condominio in videoconferenza rappresentano una soluzione innovativa che sta rivoluzionando la gestione condominiale. Offrono diversi vantaggi rispetto alle riunioni tradizionali, ma non sono prive di ostacoli. Ecco un’analisi dettagliata di pro e contro per aiutare amministratori e condòmini a fare una scelta consapevole.
Vantaggi:
- Maggiore partecipazione: la possibilità di collegarsi online consente di coinvolgere anche chi risiede lontano o ha impegni che impediscono la partecipazione in presenza. Questo riduce il rischio di mancato quorum, aumentando la probabilità di prendere decisioni in tempi utili. Partecipare diventa più semplice per persone con limitazioni fisiche (e ricordiamo che si tratta di uno dei diritti dei disabili in condominio), e può contribuire a una gestione condominiale più inclusiva;
- Eliminazione di costi logistici: le assemblee condominiali in videoconferenza permettono di risparmiare sulle spese legate all’affitto di spazi riunione o alla preparazione logistica delle sale. Anche i costi associati al materiale cartaceo (come stampe o verbali) possono essere ridotti, dato che tutto può essere condiviso digitalmente e in tempo reale;
- Gestione più agile e fluida: la moderazione delle assemblee di condominio in videoconferenza è facilitata grazie agli strumenti digitali. Funzionalità come il “mute” dei microfoni evitano interruzioni e caos durante la riunione, mentre le chat integrano i dibattiti, consentendo di esprimere opinioni o proporre modifiche senza interrompere il flusso della discussione. Inoltre, la piattaforma può includere funzioni di voto elettronico per rendere più rapida la raccolta delle preferenze.
Sfide:
- Problemi tecnici: una connessione internet instabile o malfunzionamenti della piattaforma possono causare ritardi, disconnessioni e frustrazione tra i partecipanti delle assemblee condominio in videoconferenza. La qualità della riunione dipende dall’affidabilità della tecnologia usata, e non sempre tutti i condòmini hanno dimestichezza con gli strumenti digitali. In alcuni casi, questo può ostacolare la partecipazione effettiva o rallentare la discussione;
- Difficoltà di identificazione dei partecipanti: è fondamentale che l’amministratore verifichi l’identità dei presenti, cosa che in un contesto online può risultare complicata. Le piattaforme più semplici non sempre permettono di garantire che i partecipanti siano effettivamente chi dichiarano di essere. Per evitare contestazioni, potrebbe essere necessario adottare sistemi di registrazione o identificazione più sicuri, come l’accesso tramite SPID o altre credenziali verificate;
- Gestione delle assemblee miste (online e in presenza): le assemblee condominiali miste – con alcuni partecipanti collegati online e altri presenti fisicamente – possono presentare difficoltà organizzative. È essenziale garantire che chi partecipa da remoto abbia le stesse opportunità di intervenire e votare rispetto a chi è in sala. Tuttavia, questo tipo di riunione richiede coordinazione impeccabile tra i due gruppi e un’ottima infrastruttura tecnologica per evitare disallineamenti nella comunicazione. Inoltre, devono essere chiarite preventivamente le modalità di voto e di espressione delle preferenze, per evitare confusione.
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